RPA para la gestión de trabajadores desplazados con la Unión Europea
Antecedentes
El envío de información de trabajadores desplazados a la Unión Europea o a otros estados asociados, se realizaba hasta el año 2020 mediante el intercambio de formularios en papel, lo que conllevaba un proceso muy lento, costoso y propenso a errores.El nuevo sistema europeo de intercambio electrónico de información sobre seguridad social mejora esta situación al permitir una comunicación directa, fiable y confidencial entre las instituciones de seguridad social. Así, los intercambios son más rápidos; las instituciones receptoras ya no tendrán que tratar con formularios ilegibles, erróneos o incompletos y, en última instancia, los ciudadanos se beneficiarán de un cálculo más rápido y fiable de sus prestaciones.Para ese intercambio electrónico, se puso en marcha el portal RINA.El proceso robotizado mediante RPA realiza la carga de la información de trabajadores desplazados mediante dicho portal, y el correspondiente envío de documentación a cada país de destino.
Retos
Los retos que se planteaba la TGSS con este proyecto eran tres:
1) Reducir la carga de trabajo manual que tenía que ser realizada por parte de personal funcionario para tramitar los trabajadores desplazados, teniendo en cuenta el gran volumen existente (325.000 trabajadores desplazados anualmente)
2) Mejorar los tiempos de tramitación y de envío de documentación a los países de destino
3) Aumentar la calidad de la información, reduciendo el error humano en un proceso que resultaba muy tedioso y repetitivoLos resultados obtenidos hasta el momento son muy satisfactorios, pues en poco más de un mes desde su puesta en marcha, el proceso robotizado ha tramitado la documentación de cerca de 20.000 trabajadores desplazados, lo que supone un 96% del total, quedando el resto para tramitación manual.
Queremos destacar además, que el proceso realiza el trabajo diariamente, con lo cual los países de destino pueden disponer de la información oportuna sin retrasos.
Fases
El proyecto se ha llevado a cabo en varias fases:
1. Análisis detallado del proceso de trabajadores desplazados y de la información que resulta necesario remitir a los países de destino.
2. Análisis de la aplicación RINA y sus funcionalidades.
3. Diseño funcional del proceso4. Diseño técnico.
5. Desarrollo del proceso robotizado. 6. Realización de pruebas.
7. Despliegue y puesta en marcha.
El proceso se implantó en dos fases. El 5 de enero se inició con los trabajadores desplazados de 5 Direcciones Provinciales. El 20 de enero, una vez contrastado y verificado el correcto funcionamiento, se extendió a la totalidad del territorio nacional.
Nuevos Servicios
El proceso ha supuesto las siguientes mejoras para la TGSS:
- Se está tramitando en torno al 96% de trabajadores desplazados a la Unión Europea y otros estados asociados de forma automatizada. Esto permite que el personal destinado a realizar esta tarea repetitiva, puede dedicarse a otros trabajos de mayor valor para la organización.
- Ha supuesto una importante reducción de tiempo de tramitación, pues un trámite manual suponía unos 15 minutos de trabajo y el robot lo realiza en 4-5 minutos.
- Reducción de las tareas manuales y de los errores que pueden traer consigo.
- Se estima que la implementación de este proceso supone la agilización anual de 60.000 horas de trabajo.
- Se están diseñando nuevos procesos relativos a trabajadores desplazados, para que los robots puedan realizar modificaciones sobre desplazamientos comunicados, así como la anulación de los mismos cuando proceda.
- Su implementación supondrá un ahorro aprox. de 43.000 horas de tiempo al personal funcionario .
Conclusiones
La Tesorería General de la Seguridad Social lleva más de dos años utilizando software de robots en diferentes procesos repetitivos y estructurados de depuración de datos.
El uso de esta tecnología ha permitido por un lado la agilización de miles de horas de trabajo de empleados que han podido dedicarse a otras tareas de mayor valor añadido para la organización, y por otro la disminución de la probabilidad de errores humanos, así como la mejora en los tiempos de ejecución de las tareas de depuración.
En algún caso, la tecnología RPA ha permitido realizar tareas que de forma manual sería imposible abordar por la alta carga de trabajo que supondrían.En la actualidad se está trabajando en llevar esta tecnología a otros procesos de diferentes ámbitos de la TGSS, con el objetivo de continuar con la reducción de horas de trabajo manual, para que el personal funcionario pueda realizar otras tareas, que redunden en la prestación de un mejor servicio a la ciudadanía y a las empresas.
