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Robotización en Justicia

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La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es un sistema que permite hacer tareas repetitivas, siguiendo siempre los mismos pasos y sin posibilidad de “pensar”, sino actuando según se programe. El robot da pasos en base a unos parámetros y siempre actúa de la misma manera ante las mismas situaciones. Esto permite una tramitación automatizada favoreciendo la rapidez y calidad del dato del trámite, eliminando trabajos manuales repetitivos y errores. Se trata de trabajos que no impactan en la capacidad de decisión judicial, y que permiten que el personal pueda dedicar su tiempo a tareas de mayor valor añadido, incrementando la productividad de la justicia sin afectar a la tutela judicial efectiva. Por las ventajas que supone el uso de robots, se están poniendo en marcha iniciativas que realmente impactan en los funcionarios de Justicia, pero sobre todo, revierte de forma positiva sobre toda la sociedad.

Antecedentes

Las iniciativas de RPA nacen motivadas por el aumento de trabajo en tramitación de procedimientos. Por ejemplo, los retrasos acumulados en la concesión de nacionalidad con una demora próxima a los 300 mil expedientes. Otro ejemplo son las tardías cancelaciones de oficio de antecedentes penales con las consecuencias sociales que conllevan.
Estas circunstancias pusieron de manifiesto la necesidad de implantar herramientas para agilizar los procesos, así como de establecer los mecanismos necesarios para contrarrestar los efectos negativos para la sociedad y para la Administración derivados de estas situaciones, así como aumento de costes para la administración en personal, o en gestión de los recursos administrativos o judiciales.
Unido a la detección de esta necesidad, la gestión de estas decenas de iniciativas robotizadas requiere de una gobernanza que incluye su gestión, su medición y su control que motivó la incorporaron al Plan estratégico de mejora de servicio público del MJU.

Retos

Este Ministerio está siendo referente en la puesta en práctica de iniciativas de RPA, tecnología clave en la transformación y mejora del servicio público de la Justicia por su impacto en la mejora de los servicios ofrecidos a la ciudadanía a través de una justicia inteligente que proporcione, no solo un mayor aprovechamiento de la información, sino también una mejora en los procesos.
Se trata de un proyecto tecnológico con una estrategia integrada entre los responsables jurídicos, funcionales y tecnológicos, para, de manera sinérgica, mejorar el servicio público de justicia.
El objetivo principal es el impulso de la automatización de procesos en tareas repetitivas basadas en reglas fijas y con datos concretos que el robot lleva a cabo de forma consistente con las reglas establecidas y la accesibilidad a la información digital proporcionada. Así, la RPA permite un servicio más ágil y rápido, eficiente, reduciendo el margen de error e incrementando la productividad de la Justicia.

Fases

A continuación, se definen las fases de la estrategia de implantación de los proyectos de robotización:
- Fase 0: Arranque del piloto. Comienza con el piloto de cancelación de antecedentes penales.
- Fase 1: Recopilación de resultados y priorización de uso de este sistema en las diferentes áreas de negocio.
- Fase 2: Difusión de los proyectos de RPA en el Ministerio de Justicia. Inicio de la creación del Centro de Gobernanza de RPA.
- Fase 3: Generalización y gobernanza de la RPA. Cabe indicar que estos proyectos están financiados con Fondos Europeos.

Nuevos Servicios

La robotización supone un importante ahorro para la administración, ya que las licencias del software de robotización y su configuración para la realización de tareas, tienen unos costes contenidos. Los proyectos puestos en marcha ya arrojan unos increíbles resultados.
El proyecto de cancelación automatizada de antecedentes penales en una semana se propuso la cancelación de los antecedentes de 160.000 personas con los beneficios sociales que ello conlleva para la reintegración de esas personas en la sociedad (2021:244k expedientes,15M€ MCE, 295€ sueldos, 13k horas/hombre, 1966% ROI anual).
Además, el robot que realiza los procedimientos de concesión de nacionalidad desde su puesta en marcha en julio de 2022 hasta enero de 2023 ha revisado más de 214 mil expedientes de solicitud de nacionalidad, realizándose más de 100 mil propuestas de concesión. Esto supone un ahorro de más de 157 mil horas de trabajo del personal tramitador al año.

Conclusiones

La Automatización Robótica de Procesos está suponiendo un éxito sin precedentes. Se está consiguiendo la optimización de procesos y una mejora sustancial del servicio a la ciudadanía además de un funcionamiento más eficiente de la administración. A la vista de los excelentes resultados, actualmente existen varios proyectos de RPA en piloto como el Procedimiento judicial de revisión de medidas de apoyo a personas con discapacidad o la automatización de Cuentas de depósito y consignaciones judiciales con la que se estima un potencial ahorro de más de 100.000 horas/año al personal tramitador.
Otros proyectos están en desarrollo como la automatización de parte del proceso administrativo que se encargará de tratar las notificaciones procedentes de LexNET en la Abogacía del Estado, o la automatización de los procesos de reiteración de traslados de notificaciones y Registro de reclamaciones transfronterizas en la Agencia Española de Protección de Datos entre otros.