La Red Profesional de la Junta de Andalucía aúna a más de 42.000 profesionales públicos andaluces en un entorno de trabajo colaborativo y seguro, en el que se genera conocimiento de manera colectiva y distribuida. Esta red -basada en productos opensource- proporciona herramientas diversas para la comunicación tanto jerárquica como interdepartamental, la autogestión del puesto, así como la creación y publicación de contenidos y lleva el concepto de “red social corporativa” al entorno del profesional público andaluz.
De manera autoorganizada, entre grupos oficiales para organismos y departamentos y otros formados de manera espontánea y transversal en torno a intereses y afinidades comunes, los empleados públicos han aprovechado esta herramienta para formar más de 2000 grupos que les permiten compartir experiencia y conocimiento transcendiendo limitaciones geográficas u organizativas, produciendo casi 12.000 intervenciones en los debates generados y aportando 35,000 ficheros.
Red Social Profesional de la Junta de Andalucía
Antecedentes
Siempre ha sido complejo encontrar sistemas que faciliten el acceso a la información precisa a todos los miembros de la organización y que a la vez fomenten la compartición y la generación conjunta de conocimiento, en especial para una organización tan compleja y extensa como es la Junta de Andalucía.Frecuentemente se forman islas de información, grupos e intranets mejor o peor organizados y de supervisión compleja o se recurre a ciertas herramientas vía Internet muy potentes y conocidas pero ajenas a la gobernanza TIC de la Junta. La Red Profesional satisface estas necesidades de manera homogénea cumpliendo con el Esquema Nacional de Seguridad y la normativa de protección de datos.
Si bien la Red Profesional se originó hace años por una necesidad de mejorar la productividad del empleado público, ha sido durante la pandemia cuando ha demostrado su capacidad para impulsar el networking entre los trabajadores y manteniendo la cohesión de la organización.
Retos
Los objetivos de esta Red son varios:
- Facilitar la gestión personal y colectiva del trabajo diario, aportando herramientas como la agenda, la guía de contactos o las listas de enlaces.
- Mejorar la comunicación y la colaboración tanto entre los grupos informales ad-hoc como en grupos institucionales
- Evitar la pérdida de conocimiento por la aparición de silos de información.
- Minimizar el uso de herramientas externas a la organización.
- Para facilitar el acceso inmediato en todo momento a la información se debe permitir el acceso no sólo móvil sino también multidispositivo.
- Tratándose de una administración pública, las exigencias en cuanto a accesibilidad son notables y se ha de prestar atención a toda la diversidad funcional de sus trabajadores.
- Por el mero hecho de ser personal de la Junta, de manera automática ya es posible acceder a la Red Profesional, mediante la conexión establecida con los sistemas de directorio corporativo.
Fases
Dentro del Marco de las Herramientas de Productividad del Empleado de la Junta se consideró incluir una Red Profesional Corporativa.
Tras una primera versión pilotada con un grupo seleccionado de personal TIC, se abrió primero a los usuarios de una Consejería y posteriormente a toda la Junta una versión definitiva. La utilidad mostrada por esta herramienta al comenzar la pandemia impulsó una serie de optimizaciones importantes tanto en rendimiento como en usabilidad y accesibilidad, dando lugar a la actual versión 3, en 2021.
Para su difusión, además de acciones formativas como vídeos y presentaciones in situ, se ha desarrollado formación gestionada por el Instituto Andaluz de Administración Pública para apoyar a los empleados públicos en el cambio al uso de la herramienta.
Considerada como sistema crítico, por parte de la Oficina de Calidad de la ADA se han hecho certificaciones de seguridad, usabilidad, etc para acercarla al nivel objetivo de calidad deseado.
Nuevos Servicios
La Red Profesional dispone de diversos módulos para gestionar una gran variedad de contenidos utilizables individualmente o en grupos. Cualquier usuario puede gestionar, por ejemplo, su agenda o sus notas, así como manejar los eventos de uno o más colectivos. La interfaz es común en ambos casos, lo que facilita el reaprovechamiento del aprendizaje. Destaca el ahorro de costes de administración consecuencia de la capacidad de autoorganización. Los propios usuarios pueden crear los grupos o comunidades que necesiten, con las funcionalidades que deseen, sin la intervención de personal específico.Los distintos organismos no necesitan nuevas intrawebs o sistemas similares sino que pueden aprovechar la Red Profesional para su comunicación. Los usuarios pueden encontrar personas y grupos con necesidades similares o complementarias en su trabajo, hasta ahora sólo posible mediante jornadas o eventos presenciales, que obligaban a desplazamientos e interrumpir la jornada laboral.
Conclusiones
La Agencia Digital de Andalucía es consciente del inmenso potencial de conocimiento y habilidades que atesoran todos los trabajadores de la Junta de Andalucía y sus organismos. Para que este conocimiento pase de la esfera individual o de la “charla de café” al colectivo y la Junta prosiga en su camino hasta convertirse en una “organización que aprende”, les brinda esta herramienta de comunicación y trabajo colaborativo que trascienda el esquema de las típicas redes sociales entendidas como instrumento de ocio y promoción para, en cambio, empoderar al trabajador público en su trabajo de atención a la ciudadanía.
Esperamos que la hagan suya y, como ha sucedido tantas veces, encuentren nuevas formas de uso que superen lo planteado por los desarrolladores y pongan al alcance de sus manos el inmenso caudal de conocimiento y relaciones que supone esta herramienta y mejore el bienestar tanto de empleados como de beneficiarios de los servicios que ofrece la Junta.
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