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Puesto de Trabajo Deslocalizado, más allá del Teletrabajo

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El puesto de trabajo deslocalizado se ha erigido como la clave para que, en medio de una pandemia mundial, la Administración de Justicia en España haya podido continuar funcionando. El puesto de trabajo deslocalizado supera el simple concepto de teletrabajo, se trata de un puesto de trabajo en expansión, integrando las aplicaciones indispensables para realizar el trabajo diario, eliminando barreras tecnológicas y suprimiendo la dependencia de un espacio físico. Gracias a la puesta en marcha de este proyecto los usuarios puedan trabajar desde cualquier ubicación y desde cualquier dispositivo con todas las garantías de seguridad. El éxito del puesto de trabajo deslocalizado se ha sustentado en tres pilares básicos: la dotación de dispositivos físicos, la capacitación de los usuarios y la puesta en marcha de servicios digitales que permiten el teletrabajo, videoconferencia, mensajería instantánea, acceso a aplicaciones procesales, etc.

Antecedentes

El Ministerio de Justicia, tras la declaración del Estado de Alarma, puso en marcha un Plan de Contingencia frente al COVID-19 que permitió dar una respuesta rápida, ágil y eficiente para el funcionamiento de los servicios digitales de Administración de Justicia. En el marco de dicho Plan se trabajó para que el puesto de trabajo deslocalizado fuera una realidad.
Abordar este proyecto fue difícil debido a la existencia de múltiples tipos de colectivos que prestan servicio a la Administración de Justicia, con diferentes necesidades y tipos de puesto de trabajo. Además, con el hándicap añadido de que, dentro del catálogo de servicios digitales prestados por el Ministerio de Justicia, existen determinados servicios que se consideran críticos, debido al gran impacto que provocaría su falta de disponibilidad. Estos servicios afectan no solo a órganos judiciales, sino también a Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, personal sanitario y, a todos los ciudadanos, en algunos casos.

Retos

Ante una situación de pandemia mundial se actuó en tiempo récord poniendo en marcha el puesto de trabajo deslocalizado para que la Justicia pudiera continuar su actividad. Se cumplió el 100% de los objetivos definidos:
- Garantizar la distancia social.
- Asegurar la prestación de servicios digitales a juzgados de guardia y servicios mínimos. Destacar el Servicio de Información Toxicológica fundamental debido al aumento de intoxicaciones.
- Proporcionar teletrabajo al 100% de los colectivos determinados por el Ministerio de Justicia. Disponer del Sistema de Gestión Procesal Minerva accesible de forma remota.
- Acceso remoto al Sistema de Información de Registro Civil, imprescindible para inscribir defunciones.
El puesto de trabajo deslocalizado permite teletrabajar de forma segura, reduciendo al mínimo la interacción social entre los agentes que interactúan con la Administración de Justicia; mejorando, además, la conciliación de la vida laboral y familiar de los profesionales.

Fases

- Dispositivos físicos: se movilizó todo el equipamiento tecnológico disponible para poder teletrabajar: 201 Surfaces, 102 portátiles, 1.000 webcams y 1.000 lectores de tarjetas criptográficas. Adicionalmente, se han adquirido 5.276 equipos para el teletrabajo.
- Servicios digitales: se han ampliado los servicios para el teletrabajo: acceso seguro a aplicaciones a través de Escritorio Virtual, videoconferencia, la posibilidad de compartir ficheros, correo electrónico y mensajería instantánea.
- Plan de comunicación y capacitación se realizaron cuatro campañas: refuerzo de formación en ciberseguridad, Escritorio Virtual, uso de videoconferencia y correo electrónico y ergonomía del teletrabajo.
- Se realizaron 124 webinars capacitando a 3.000 usuarios, con más de 2.500 horas de formación.
Destacar el papel fundamental que ha desempeñado la Oficina de Seguridad priorizando el objetivo de que el teletrabajo se desempeñe con las medidas de seguridad y protección adecuadas.

Nuevos Servicios

Todos los servicios que se engloban en el puesto de trabajo deslocalizado evitan los desplazamientos y por tanto redundan el ahorro de costes y mejora de la eficiencia de la Justicia.
- Escritorio Virtual a las aplicaciones de negocio que conforman el Expediente Electrónico Judicial, Fiscal y Pericial.
- Herramientas de comunicación como el sistema de videoconferencia o Microsoft Teams que permite la celebración de reuniones virtuales tanto entre usuarios de la Administración de Justicia como con terceros evitando desplazamientos innecesarios.
- Celebración de vistas virtuales que utiliza el sistema de grabación eFidelius y el sistema de videoconferencia haciendo que se incorpore la grabación de la vista al Expediente Judicial Electrónico.
- Retransmisión en directo de vistas judiciales y la posibilidad de su consulta desde la Sede Judicial Electrónica.

Conclusiones

El puesto de trabajo deslocalizado ya es una realidad, lejos queda el recuerdo de mesas repletas de papeles en juzgados. Todas las herramientas tecnológicas que el profesional al servicio de la Administración de Justicia necesita para trabajar lo tiene disponible en su ordenador permitiéndole disponer de las mismas funcionalidades cualquier lugar con el añadido de la seguridad. Se desvincula por tanto de un emplazamiento físico concreto.Esta iniciativa, además, ha permitido en tiempos de pandemia mundial minimizar el contacto social y evitar desplazamientos innecesarios a las dependencias de órganos judiciales y tribunales protegiendo así tanto a los profesionales al servicio de la Administración de Justicia, como a los usuarios. Los datos logrados resaltan el éxito de la iniciativa:Más de 10.000 usuarios con puesto de trabajo deslocalizado.Más de 2,5 millones de horas de teletrabajo.Más de 240.000 horas de videoconferencia.Una media de 6.000 vistas virtuales al mes.