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Proyectos financiación europea de puesto de trabajo digital (Madrid Digital)

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Después del cambio de modelo de Puesto de Trabajo Digital (PTD) que supuso la primera fase de la pandemia en la Comunidad de Madrid, quedaba por realizar un trabajo con mucha menos visibilidad que otros presentados en ASLAN en años anteriores (siendo los más representativos los proyectos de implantación de PTD en IFEMA y los hoteles medicalizados y luego el Hospital Isabel Zendal) pero totalmente imprescindible, que es la consolidación del teletrabajo, donde para el despliegue de dispositivos de movilidad (portátiles y tablets principalmente) el apoyo de los fondos europeos ha sido crucial.

Antecedentes

La pandemia ha supuesto una transformación evidente en el Puesto de Trabajo Digital, obligando a muchas organizaciones a adaptarse para pasar de un empleado presencial a un teletrabajador. Madrid Digital, que da servicio a más de 100.000 puestos de la Comunidad de Madrid, no ha sido una excepción, siendo especialmente destacable el esfuerzo que realizamos durante el periodo más duro de la pandemia (y en circunstancias especialmente difíciles) para mantener los servicios a los ciudadanos.
Sin embargo, a partir de finales de 2020 nos encontramos con un escenario diferente: se lanzaba una legislación de teletrabajo de cumplimiento obligatorio que suponía un reto adicional tanto para las soluciones técnicas, organizativas y de colaboración, que debía cumplir unos retos muy exigentes.

Retos

El Programa Adapta es una iniciativa de la Comunidad de Madrid, que proporciona un entorno digital más accesible y flexible para acompañar al empleado en transformar su forma de trabajar. Ir hacia un modelo de relación más ágil y eficiente con la información y las personas, enfocado a la Productividad Personal y basado en un trabajo colaborativo.
Lanzamos una nueva fase del Programa Adapta para avanzar en el modelo de trabajo híbrido.
Nuevos servicios y herramientas permitirán trabajar de una manera eficiente, como son el correo electrónico en la nube , los espacios colaborativos como repositorios de información y muchos otros servicios que facilitarán el camino hacia la digitalización.

Fases

Con una metodología ágil se van ejecutando los proyectos o fases en cada una de las Consejerías.
Fase inicial hasta 2020:
• Despliegue de las herramientas de colaboración de Microsoft, Teams, SharePoint on line y One Drive a determinados colectivos de usuarios de la Comunidad de Madrid.
• 13975 portátiles para Teletrabajo.
• 4139 portátiles para el entorno de Justicia.
• 1055 tablets para el entorno de Atención Primaria de Sanidad.
•4195 portátiles para el refuerzo del programa de Teletrabajo.
Fase actual, hasta mayo 2024
• Migración de correo a la nube del entorno institucional.
• Migración de correo a la nube del entorno sanitario.
• Migración de las carpetas de red a SharePoint On Line o a Teams.
• Desarrollo de casos de uso transformacionales con Power Platform que permitan una optimización de trabajo personal como de equipo de los usuarios.
• Programa de capacitación y adopción de las nuevas herramientas de colaboración para los usuarios de la Comunidad de Madrid.
• Implementación de asistente virtual (chatbot) en la atención a los usuarios de Madrid Digital
• Desarrollo del modelo de trabajo híbrido.
• Securización del acceso con el doble factor de autenticación.
• Securización del acceso con una nueva VPN para el acceso a los recursos internos.
• Implantación de los nuevos puestos híbridos y calientes en las sedes.

Nuevos Servicios

Los proyectos comentados son facilitadores evidentes de la transformación digital del empleado público de la Comunidad de Madrid, dando soporte a su movilidad y el aumento de su productividad.
No obstante, nuestro reto principal ha sido la adopción y la capacitación de los empleados públicos en las nuevas herramientas que se ponen a su disposición, mejora en la eficiencia y la colaboración de los empleados públicos entre sí y en la atención a los ciudadanos así como con otras administraciones públicas.

Conclusiones

La importancia de los fondos europeos como facilitadores de la transformación digital en las Administraciones Públicas es innegable. El impulso que se ha conseguido en el teletrabajo y la movilidad tanto en proyectos más horizontales como en específicos para entornos tan importantes como Justicia o Sanidad son muestra de la utilidad de esta financiación.
De forma coherente con lo indicado previamente, se está capacitando a los empleados de la Comunidad en el nuevo modelo de trabajo híbrido con las herramientas que se han puesto a a su disposición y guiando el camino hacia el objetivo de ser una de las regiones más digitalizadas de Europa. No hay que olvidar que estos proyectos llevan una gestión administrativa más compleja de lo habitual, lo que también es un reto para la propia organización. Pero son oportunidades que no se pueden dejar escapar.