La universidad CEU Cardenal Herrera (UCH), en Valencia, ha confiado en la Inteligencia Artificial (IA) de Microsoft para poder atender y gestionar las miles de solicitudes de acceso de alumnos internacionales al centro. Junto a las universidades CEU San Pablo en Madrid, CEU Abat Oliba en Barcelona, y CEU Fernando III, en Sevilla, forma parte del Grupo CEU, que también cuenta con un grupo de colegios y tres institutos de formación profesional.
La UCH recibe una media de 18.000 solicitudes de información de alumnos internacionales y el reto que se les planteaba era extender el modelo de atención y servicio -que el CEU ya proporcionaba con herramientas como Microsoft Dynamics 365 al alumnado- a sus futuros estudiantes, para así poder llegar a todos los estudiantes que les solicitan información sobre la universidad y los grados que ofrece.
Con la llegada de la IA generativa y su incorporación en el servicio Azure OpenAI de Microsoft, los responsables tecnológicos de Grupo CEU vieron la posibilidad de utilizarla para que les ayudara a gestionar este enorme volumen de peticiones de forma personalizada e interactiva.
“La IA generativa, a través de la plataforma Azure OpenAI, nos daba la posibilidad de atender a todos los alumnos, al 100% de ellos, de una forma interactiva, natural, proporcionándoles la información adecuada y guiándoles en el proceso para aplicar a nuestros centros y que vengan a estudiar con nosotros”, señala Antonio Jiménez, CIO/CTO de la universidad CEU.
Chatbot basado en Azure OpenAI e integrado con Dynamics 365 para llegar a más alumnos
El chatbot, basado en IA generativa que la universidad ha implantado con tecnología Microsoft, actúa como un asistente virtual para atender las consultas de los nuevos candidatos que así lo soliciten. Azure OpenAI funciona como copiloto y ha apoyado al personal administrativo y de gestión de la universidad CEU Cardenal Herrera en el proceso de matriculación del alumnado internacional, facilitándoles el poder llegar a un mayor número de solicitudes.
La universidad ya utilizaba Microsoft Dynamics 365 para gestionar toda la relación con sus alumnos, tanto en el momento de la captación, admisión y matrícula, como durante la permanencia de los estudiantes en el centro, e incluso en su evolución posterior tras su graduación.
El equipo tecnológico del Grupo CEU entrenó su modelo de IA con toda la información institucional del centro, así como con los datos específicos de cada titulación. Una vez puesto en marcha, la solución está perfectamente integrada con Dynamics 365, de modo que la IA utiliza los datos actualizados en el sistema de gestión y, al mismo tiempo, traslada al CRM de Dynamics 365, toda la información que recaba en el proceso de información y admisión. Gracias a la tecnología Azure Open AI y su integración con Dynamics 365, el chatbot puede contestar en tiempo real a los alumnos, con la información específica de grados, plazos, fechas, que están en el CRM.
Cuando un estudiante busca programas de estudio y dónde cursarlos, generalmente recurre a las páginas web de las universidades e instituciones educativas para obtener información sobre programas, costes, requisitos de admisión, etc. La impresión inicial que los candidatos obtienen de su experiencia online puede influir significativamente en su percepción y posterior elección. Cuando se trata de un estudiante internacional, esta primera impresión es, si cabe, aún más importante, ya que pueden confundirse con mayor facilidad dentro del sitio web, a la hora de encontrar la información que requieren.
Una de las ventajas del chatbot de IA que ha implantado el CEU Cardenal Herrera es que, partiendo del entrenamiento y la documentación en castellano, se comunica con los alumnos potenciales en su propio idioma, lo que facilita que puedan plantear mejor sus dudas y preguntas y entender mejor la información que se les proporciona. Además, al poder hacerlo en lenguaje natural, es más preciso y ahorra tiempo en las respuestas. Si las solicitudes de información se convierten en solicitudes de acceso, se sigue el proceso estándar del CEU, que incluye pruebas de evaluación y entrevistas con tutores.
Esto es algo esencial para la universidad CEU Cardenal Herrera, que recibe alumnos de todo el mundo, tanto de otros países europeos como de América o Asia. De hecho, aproximadamente el 30% del alumnado matriculado en el centro son estudiantes internacionales.
El proyecto de IA generativa en el grupo CEU con Microsoft Azure OpenAI ha ayudado a liberar a su departamento de admisión de algunas tareas repetitivas, gracias a lo que han podido enfocarse en brindar una atención, si cabe, más especializada a este tipo de alumnado.
Todo el proceso de desarrollo fue muy rápido: se inició en el mes de abril y ya en junio de 2023 había empezado a funcionar. Desde la Universidad CEU Cardenal Herrera esperan que el sistema sea capaz de filtrar las 18.000 solicitudes de información que reciben cada año para permitir una mejor atención, ágil y personalizada, de los futuros estudiantes.
“Somos el primer grupo educativo privado español, una institución muy competitiva y vinculada a la realidad social de nuestro tiempo. Proyectos como el que hemos acometido con Microsoft es de gran importancia para que nuestros alumnos, muchos de ellos internacionales, tengan un contacto abierto con nosotros 24/7, en su idioma, recibiendo la mejor atención posible. Nos está ayudando en nuestro objetivo de que se sientan tratados como esa persona tan importante para nosotros como es la figura de nuestro futuro alumno”, comenta Javier María Tello Bellosillo, director general del Grupo CEU.
