Liferay Inc., proveedor de la plataforma de Experiencias Digitales (DXP) implementada en la nube, ha hecho público un listado de características básicas a considerar en cualquier proyecto de implantación de intranets. A juicio de los expertos de la compañía, líder en este tipo de soluciones, consideran que los portales de empleados o intranets modernas permiten centralizar y hacer accesible el conocimiento, proporcionar acceso en movilidad a aplicaciones y datos, responder más rápido ante cualquier problemática y disparar la productividad. Consideran, no obstante, que existe aún mucho espacio para mejorar, especialmente en lo que se refiere a la comunicación, la colaboración y la productividad.
Con una intranet de calidad (una intranet moderna) los empleados podrían ahorrar hasta un 35% de su tiempo en búsquedas de información. Además, las redes sociales y sitios de colaboración internos pueden aumentar la productividad hasta en un 25%, según datos de McKinsey. Sin embargo, según otros estudios, cerca de la mitad de los profesionales declaran tener dificultades a la hora de buscar información. Mientras, desde las áreas de TI, la mayoría de directivos identifica la ineficiencia en la comunicación como la principal causa de fracaso de los proyectos de intranet.
A juicio de los expertos de Liferay, estas son las 5 características básicas con las que deben contar las intranets modernas, y que deberían ser, por tanto, objetivos esenciales en cualquier proyecto de implantación.
- Experiencias centradas en el usuario. Es la piedra angular de cualquier plataforma web, y, en consecuencia, también de las intranets: Deben ser plataformas de experiencia digital centradas en facilitar la vida al empleado y, al mismo tiempo, mejorar su productividad.
- Sencillez en la colaboración. Cualquier intranet moderna debe promover el uso de herramientas de colaboración y redes sociales internas, conectando empleados para: fomentar el trabajo en equipos descentralizados, agilizar los procesos, aprovechar el conocimiento, favorecer espacios para compartir información y para poder interactuar también de manera informal.
- Personalización de la experiencia de los empleados. Una de las principales características de las intranets modernas es la capacidad de personalización, no solo a nivel visual, sino también funcional y de contenidos. Las funcionalidades de estos portales de empleados pueden y deben estar alineadas con los procesos de negocio y, por supuesto, también con las necesidades específicas de cada organización.
- Capacidad de integración. Otra de las posibilidades que ofrecen las intranets modernas es su capacidad de integración con los sistemas y aplicaciones existentes. Estos portales deben convertirse en un aglutinador de las herramientas que deben utilizar los empleados, ya sea porque estén desarrolladas en el propio portal o bien porque se integren fácilmente con otras aplicaciones como: los fichajes, reserva de salas, notas de gastos, etc.
- Opción de despliegue en la nube. Disponer de la intranet en la nube permite su adaptación a las necesidades del negocio, simplifica la gestión de la infraestructura que la soporta y permite escalar de manera fácil y rápida. Aunque es una tendencia del mercado, la decisión sobre dónde instalar la Intranet depende de los requisitos de cada una de las organizaciones, que pueden necesitar optar por la opción on premise.
A estas características también tendríamos que añadir aspectos esenciales como la seguridad, esto es, disponer de sistemas de acceso basado en roles, distintas capas de protección ante ciberataques, garantía de cumplimiento normativo (GDPR, etc.), entre otras, que harán que las intranets estén más cerca de los estándares de seguridad requeridos.
“Las intranets modernas son la respuesta ante el reto de replantear y modernizar los espacios de trabajo digitales para permitir a los equipos conectarse con su organización en cualquier momento y desde cualquier lugar”, explica Carolina Moreno, directora general para el Sur de Europa y vicepresidenta de Ventas para EMEA de Liferay. “Conceptos como el de ‘Digital Workplace’, están ya en boca de todas las empresas que quieren ofrecer a sus empleados una experiencia diseñada para ellos”.
