El título del coloquio/almuerzo es sumamente sugerente, “Las oportunidades y retos tecnológicos para impulsar la Transformación Digital en las Universidades”, pero antes de responder al cuestionario me gustaría hacer algunas puntualizaciones, o mejor, intentar responder a la pregunta de qué se entiende o que significa desde la mi perspectiva, la “Transformación Digital de las Universidades”.
El sector privado lleva tiempo utilizando las TICs (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) en su gestión de la transformación de los modelos de trabajo y en esfuerzo de modernización para mejorar su competitividad y su proyección exterior. Sin embargo, este proceso de modernización y tecnificación que han dado las empresas, ha sido acometido más tardíamente y con diferentes velocidades por las instituciones públicas, y en particular, por las universidades.
La importancia de la incorporación de las TICs en la universidades se debe reflejar es aspectos tales como el presupuesto, la importancia en su estrategia global, en los servicios ofrecidos a la comunidad académica, en su gestión diaria, en las infraestructuras hardware y software y en la formación y capacitación de su personal.
En este contexto, lo que desde mi punto de vista está claro, es que la “transformación digital de las universidades”, no debe entenderse sólo como el uso de las TICs en los procesos de gestión o en las funciones de las universidades, debe ser algo más que una “commodity”, debe estar alineada e integrada con la “estrategia del negocio”, con los objetivos globales y estratégicos (enseñanza, investigación, servicios a la comunidad académica, gestión interna, etc..) de la Universidad.
El proyecto más ambicioso que actualmente se está acometiendo en el marco de la transformación digital de la Universidad Politécnica de Madrid (UPM) se desarrolla en el ámbito de las Infraestructuras de Comunicaciones. Se trata de dotar a la UPM de un moderno sistema de comunicaciones unificadas en la nube que abrirá enormes posibilidades tecnológicas en la Universidad. Los socios tecnológicos de este proyecto son Telefónica y Cisco. El proyecto se inició el pasado año, y supondrá un salto cuantitativo y cualitativo en la mejora y modernización de las infraestructuras y la digitalización de las comunicaciones de la UPM. Cómo primer paso, se llevará a cabo la migración del actual sistema de telefonía analógica, obsoleta y cara de mantener, por un nuevo sistema de telefonía de voz sobre IP (VoIP), que supondrá en el futuro un importante ahorro de costes.
Se acometerá, además, la modernización y actualización tecnológica de la red inalámbrica institucional de la UPM, utilizando tecnología 802.11 ac, y que supondrá la instalación de más de 1.500 puntos de acceso en los distintos Campus de la UPM. Esto permitirá que la red institucional de la UPM se convierta en una red de altas prestaciones que permita soportar la creciente demanda de conectividad móvil.
Además, se están realizando las actuaciones necesarias para dotar de conexión a 10 Gbts., a los distintos Campus de la UPM. Ya se ha finalizado las actuaciones en el Campus de Moncloa, están a punto de iniciarse las actuaciones en el Campus de Montegancedo y en un futuro próximo se abordarán las acciones necesarias para conectar el Campus Sur.
En definitiva, se trata de crear las infraestructuras de comunicaciones que permitan la implantación de un “Campus Digital en la UPM”, en consonancia con las exigencias de una comunidad académica con “hábitos digitales”, y que demanda cada vez más conectividad en cualquier lugar y de forma inmediata (APPs, mensajería, contenidos docentes, acceso Web) y de la necesidad de modernizar las herramientas educativas (MOOCs, educación on-line, laboratorios virtuales, formación del profesorado).
La necesidad de abordar este proyecto está asociada a riesgo del funcionamiento de equipo de elevada antigüedad. Estamos hablando de una centralita analógica de más de 30 años de antigüedad.
Los principales riesgos asociados al proyecto han venido de: a) Elevada dispersión física y geográfica de los Campus de la UPM (Moncloa, Campus de Montegancedo y Campus Sur), b) Diversidad del equipamiento de red en los Centros, c) Desconocimiento de la infraestructura de cableado en los Centros, c) Características arquitectónicas de los edificios (en algunos casos históricos y anchos muros), etc.
Las grandes ventajas, una vez finalizado el proyecto vendrán derivadas de un conocimiento de las infraestructuras de red que permitirán acometer en el futuro actuaciones de modernización y amortización del equipamiento instalada, además de mejoras operativas y ahorros de coste, fruto de la homogeneización y estandarización de la tecnología y de la prestación del servicio.
La transformación digital es liderada, en este caso, por el Vicerrectorado de Servicios Informáticos y de Comunicación, que el vicerrectorado con competencias en con el apoyo del Equipo Rectoral, aunque hay que señalar la dificultad, en ocasiones, de que la organización asuma el concepto de “transformación digital”.
Las infraestructuras digitales son clave en cualquier proceso de transformación digital de las Universidades.
Una de las prioridades de la UPM, pasa por seguir mejorando las infraestructuras de red. No son sólo importantes, cómo se ha señalado, para satisfacer la necesidades de una comunidad universitaria cada vez más conectada y para modernizar las herramientas educativas. También son necesarias para la optimización de procesos internos de gestión y ahorro, entre otros, de los costes energéticos.
Otra prioridad está relacionada con la mejora en la prestación de los servicios que se ofrecen a la comunidad universitaria. Esta mejora pasa por una necesaria digitalización de los procesos, dentro de la organización, conducentes tanto a las mejora de sus procesos de gestión internos (factura electrónica, etc.), cómo a la gestión de actuaciones dirigidas a la comunidad (procesos internos de gestión de matrícula, gestión de aulas informáticas, administración electrónica, etc.)
Otra prioridad, es la integración de estas tecnologías en su estrategia global y corporativa. La institución está tomando conciencia y a considerar que el uso de las mismas, contribuye no sólo a mejorar los servicios que presta a la comunidad y a la mejora de la gestión de los procesos de gestión internos, sino que debe integrarla en su estrategia de internacionalización, movilidad de estudiantes, oferta académica, gestión de la investigación, etc.
Por otra parte, la universidad no sólo forma a los profesionales del futuro, debe también mantener una política de formación y capacitación hacia sus empleados en el uso de estas tecnologías, en la líneas de los planes de inclusión digital y empleabilidad de la Agenda Digital para España.
Las tendencias aquí señaladas, y que protagonizarán el Congreso ASLAN 2016, son actuaciones que cualquier organización, y en el caso concreto la Universidad, debe considerar en su acción futura, y cómo no, priorizar en función de sus necesidades. En el caso concreto de la UPM, y cómo he señalado, las prioridades van en la línea de “Wireles&Mobile”, para satisfacer esa creciente demanda de ubicuidad y conectiviad de la comunidad estudiantil y académica.
En el área de “All as a Service”, está claro que la Universidad no deja de ser una proveedora de servicios. La educación es una de las funciones básicas de la Universidad. La UPM cree firmemente que la forma en que se aborde la prestación de servicios, puede ser un elemento diferenciador de unas universidades frente a otras, y aquí, la tecnología jugará un papel clave.
Por último, una asignatura pendiente, que se pretende abordar este año es el tema de la seguridad.
En general, y aún con la consideración de que se entiende por “transformación digital de la Universidad, considero que hay aspectos en los que la transformación digital no ha avanzado los suficiente. Se está avanzando en la digitalización de los servicios y de las infraestructuras, y donde existe un gran margen para avanzar sea la gestión y el gobierno de estos recursos. Se debe conseguir una planificación estratégica de los proyectos y servicios TIC alineados con la estrategia de la Universida
Vicerrector de Servicios Informáticos y de Comunicación de la Universidad Politécnica de Madrid
