Candidatura

Firma de documentos con certificado centralizado

Ir a candidaturas XIII Convocatoria de Premios Transformación Digital

El proyecto consistía en encontrar una solución que maximizara la seguridad y la usabilidad para producir firma digital cualificada, minimizando el soporte y el coste asociado. Se pretendía una rápida implantación, de tal forma que en el plazo máximo de 3 meses estuviera implantada la solución que permitiera garantizar la seguridad jurídica de los procesos académicos y de gestión que se estaban realizando en remoto y abordar con seguridad los procesos de firma de actas . Era necesario que el procedimiento final permitiera su uso en diferentes escenarios de firma (portafirmas, sedes electrónicas, PDFs, ...), fuera sencillo para el personal, no requiriera de instalación y se pudiera acceder desde cualquier navegador, y por último se integrará con sistemas de la universidad y con soluciones compartidas de Administración Electrónica en el ámbito de la Administración Pública. Para su construcción se hizo uso de las soluciones SIAVAL de SIA, FIRe de la AGE y FlexiLabs de Dell.

El proyecto «Firma de documentos con certificado centralizado» de la Universidad Rey Juan Carlos fue finalmente ganador en la XIII edición de los Premios @aslan en la Categoría Tecnología y mejora del servicio en la Universidad

Antecedentes

La Universidad Rey Juan Carlos tenía la necesidad de:
- Disponer de un medio sencillo y seguro de firma digital para sus empleados, con un nivel de usabilidad alto y con bajas necesidades de soporte por parte de los usuarios.
- Firmar sus actas académicas con el mismo valor jurídico que la firma manuscrita, de tal forma que el acta no pueda ser repudiada por un tercero y, en caso de hacerlo, la carga de la prueba resida en el tercero, y no en la universidad.Satisfacer ambas necesidades supone un reto debido a la barrera tecnológica y a la curva de aprendizaje que necesitan los usuarios para entender y manejar correctamente los medios necesarios para producir firma digital. En una organización de casi 3.500 empleados y una plantilla de TI escasa (ratio de 746 usuarios/técnico en nuestra universidad frente a 366 de media en el Sistema Universitario Español, según UNIVERSITIC 2017), se necesitan medios sencillos, seguros y con bajos niveles de soporte.

Retos

El objetivo era encontrar una solución que satisficiera los siguientes requisitos:
- Producir firma digital cualificada y, adicionalmente, firmas no criptográficas donde hay implicadas personas no vinculadas con la organización de manera sencilla.
- Que fuera sencillo de usar, con capacidad para firmar documentos digitalmente sin más requisitos que un navegador, sin necesidad de instalar ningún componente adicional en el equipo de usuario e independiente del tipo de dispositivo y sistema operativo.
- Bajas necesidades de aprendizaje y de asistencia.
- Integración sencilla con sistemas de la universidad y con soluciones compartidas de Administración Electrónica en el ámbito de la Administración Pública.
- Rapidez de implantación.

Fases

0- Se adjudicó la solución SIAVAL en base a tiempo y coste.
1- mayo-junio 2020:
- Despliegue de la instancia de SIAVAL y creación de la Autoridad de Registro.
- Integración del módulo de actas del ERP en el Port@firmas.
- Actualización del Port@firmas corporativo e integración con FIRe.
- Integración de SIAVAL con FIRe y sistemas de autenticación de la universidad.- Desarrollo de interfaz de gestión de emisión y gestión de certificados centralizados.
2- junio 2020:
- Se realizó formación al personal de Registro y Recursos Humanos.
- Se realizaron infografías y documentación de apoyo para facilitar el entendimiento del proceso de firma.-
Se lanzó la campaña de comunicación con cita previa para personación.
3- julio 2020:
- Emisión de certificados centralizados de empleado público.- Envío de todas las actas al Port@firmas de los profesores .
- Preparación de máquina virtual en FlexiLabs con todo el software configurado para su uso en cualquier dispositivo y lugar.

Nuevos Servicios

El proyecto ha supuesto una gran eficiencia en la automatización y el tratamiento digital de las actas académicas y de cualquier documento que deba firmarse en el ámbito de cualquier proceso de gestión. El éxito del proyecto ha sido tal que tras 6 meses desde la implantación se han firmado digitalmente 77.650 documentos (entre ellos 11.257 actas) y se han emitido 1.721 certificados de empleado público centralizados. Numerosos estudios estiman un ahorro de costes de aprox. 4,55€ por la tramitación electrónica de una factura frente a su tramitación en papel; por similitud, trasladando este ahorro a este proyecto y extrapolando a 120.000 documentos firmados anualmente, se estima un ahorro económico de 546.000€ al año. Teniendo en cuenta que los costes del proyecto han sido un 15% de esta cantidad en su implantación, y que serán del 10% de la misma en su mantenimiento posterior, la mejora en la eficiencia y las reducciones de coste son tremendamente significativas.

Conclusiones

La digitalización de la firma de actas y documentos ha supuesto un gran avance para la gestión documental de la universidad y la seguridad jurídica de sus procesos. En paralelo los usuarios disponen de un sistema sencillo y con bajas necesidades de aprendizaje y soporte, por lo que puede considerarse un éxito el proyecto. El alcance en la adopción de los certificados centralizados por el personal docente e investigador promueve además una importante componente de transformación cultural propia del contexto de la transformación digital, facilitando también mecanismos de firma digital para su relación como empleados públicos con la administración y las agencias de evaluación, como para la solicitud de tramos de investigación (sexenios) o firmas como solicitantes de proyectos de investigación, entre otros.