El auge de Copilot: Un aliado estratégico en la era digital

¿Quién entre nosotros no ha sentido el alivio por su ayuda? En un mundo donde cada minuto cuenta, la promesa de una herramienta que nos libera de las cadenas de los emails interminables y las reuniones sin fin, es más que un simple avance, es un salto cuántico hacia un futuro más productivo.

Copilot no es solo una herramienta, es un aliado que se adapta a cada usuario, independientemente de su nivel organizativo. Pero, como cualquier aliado, su incorporación requiere una comprensión clara de lo que implica. Un sistema de IA no es solo una cuestión de tecnología, sino un ecosistema que incluye a las personas que lo usan, las que se ven afectadas por ella y al entorno en el que se implementa.

La importancia de un entorno seguro

Como siempre, la seguridad es la piedra angular y la implementación de Copilot no es una excepción. Requiere un análisis meticuloso del entorno, una revisión exhaustiva del tenant de Microsoft 365 donde reside nuestra infraestructura de entorno de colaboración y gestor documental. Pero eso no es todo.

La esencia de un entorno seguro radica en la implementación efectiva de un sistema de Prevención de Pérdida de Datos (DLP). Este sistema, con su etiquetado correspondiente, es vital para garantizar que los datos confidenciales o críticos para el negocio no solo permanezcan dentro de la red de la organización, sino que también estén fuera del alcance de aquellos miembros de la organización que no deberían tener acceso a ellos.

La protección de la información establece controles, como el cifrado, sobre los datos confidenciales. Por otro lado, la gobernanza de la información determina su ciclo de vida, es decir, cuánto tiempo conserva los datos una organización. Juntos, estos dos elementos forman un escudo robusto que ayuda a la organización a entender, proteger y gobernar los datos con precisión, conocimiento y constante vigilancia.

Conocer, proteger y gobernar los datos

El objetivo de una gestión de datos eficaz radica en el conocimiento profundo de los mismos, la comprensión del entorno en el que se encuentran y la identificación y clasificación precisa de la información crítica en un entorno híbrido o cloud.

La gobernanza de los datos implica la conservación, eliminación y almacenamiento de datos y registros en conformidad con las normativas vigentes. La clasificación automática, que recopila información relevante (como la fecha de creación de un documento, su ubicación y su uso compartido), mejora la precisión de la clasificación de los datos de la organización.

Copilot: Un aliado, no una amenaza

Como se puede apreciar, la correcta implementación del DLP es fundamental para el despliegue efectivo de Copilot en nuestra organización. Lejos de abrir brechas de seguridad, Copilot puede revelar las deficiencias de un DLP no correctamente implementado.

Una vez asegurado este aspecto, es crucial analizar quién en la organización se beneficiaría en su trabajo diario del uso de Copilot, teniendo en cuenta que el retorno de la inversión debe superar a la inversión inicial. Es importante comprender que Copilot es un complemento a una licencia válida de un plan de Microsoft365. Cada organización puede establecer los criterios de asignación que considere más apropiados, ya sea a nivel organizativo, departamental, o en función del perfil tecnológico del usuario.

No existe una fórmula única que se aplique a todas las organizaciones. Por tanto, es recomendable que cada organización se base en datos e información objetiva, ya que el juicio humano puede ser parcial o verse influenciado por las dinámicas de las relaciones laborales.

Los beneficios de Copilot

La implementación de herramientas como Copilot conlleva una serie de beneficios significativos:

1. Mitigación de la sobrecarga digital: Realizando un análisis exhaustivo del conjunto de datos del usuario, que incluye correos electrónicos, chats, documentos y contenido web. Esto resulta en una mejora de la eficiencia al automatizar tareas redundantes y proporcionar respuestas inmediatas, optimizando así el tiempo y el esfuerzo del usuario.
2. Optimización de la participación en reuniones: Potenciando la interacción del usuario en las reuniones a las que asiste y facilitando la actualización rápida de las reuniones no atendidas.
3. Análisis y exploración de datos: Copilot es capaz de identificar tendencias, generar visualizaciones efectivas y solicitar recomendaciones para impulsar diversos objetivos.
4. Garantía de protección integral: Proporcionando una seguridad completa, abarcando aspectos como la privacidad, la identidad, el cumplimiento normativo, la inteligencia artificial responsable y la seguridad a nivel empresarial.

La interfaz de Copilot, diseñada para ser intuitiva y de fácil manejo, permite una interacción natural y eficiente. Entre sus características destacadas se encuentran:

• Interacción fluida: Permite una comunicación similar a la de un chat con un amigo, proporcionando respuestas claras y contextualmente relevantes.
• Tono personalizable: Ofrece la posibilidad de seleccionar el tono de la conversación, ya sea profesional, casual o divertido, adaptándose a las preferencias del usuario.
• Soporte visual: Utiliza elementos de markdown para presentar la información de manera visualmente atractiva, incluyendo listas, tablas y texto en negrita para resaltar aspectos importantes.
• Funcionalidades creativas: Capaz de generar contenido creativo y original, se adapta a las necesidades específicas del usuario.
• Multilingüe: Admite varios idiomas, permitiendo la comunicación en el idioma preferido por el usuario.
• Sin memoria de conversaciones anteriores: Por razones de privacidad y seguridad, Copilot no almacena información de conversaciones pasadas.

Finalmente, se aconseja incorporar Copilot en la rutina diaria, permitiendo así su adaptación a nuestro estilo de trabajo y entrenándolo para que se convierta verdaderamente en nuestro copiloto laboral. Sin duda alguna, Copilot trasciende la definición de una simple herramienta, se erige como un aliado estratégico en esta era digital.