07
Mar
2019

DANYSOFT: Cómo construir un Centro de Excelencia de Automatización. Guía para líderes de Negocio

Valora esta entrada

|

Hubo un tiempo en el que, con solo implementar tecnología de automatización, su compañía ya se encontraba un paso adelante de sus competidores. Hoy, los líderes de IT y Negocio de todo el mundo ya entienden la necesidad de automatizar sus procesos. Su ventaja competitiva no depende de lo que automatiza, sino de cómo lo hace.

Un Centro de Excelencia de Automatización (COE, por sus siglas en inglés “Center of Excellence”) está integrado por las personas, los procesos y la tecnología necesarios para maximizar los beneficios de automatización, incluyendo la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Su creación es fundamental para identificar nuevas oportunidades de automatización, escalar su automatización a través de la organización, y concretar una visión a largo plazo.

Esta guía le proporcionará herramientas útiles y lo acompañará en el proceso de diseñar y construir un Centro de Excelencia de Automatización.

¿Por qué tanto entusiasmo alrededor del Centro de Excelencia?

La discusión alrededor de los Centros de Excelencia de Automatización es relativamente nueva, pero las organizaciones con espíritu innovador ya han comenzado a utilizar el modelo de COE para transformar su modo de operar. Los bancos que ya cuentan con COEs de Automatización han reducido drásticamente el costo de procesos complejos, como el de la creación de préstamos. A otras empresas, automatizar procesos manuales como la entrada o salida de recursos humanos, les ha permitido crecer sin necesidad de agregar Equivalentes a Tiempo Completo (FTE). Muchas empresas de distintas industrias han notado estos casos de éxito y han comenzado a pensar en implementar sus propios Centros de Excelencia.

El mundo de los negocios y el escenario tecnológico han cambiado drásticamente en los últimos años. Por un lado, los softwares de negocio pueden hacer mucho más que antes. Seguramente, cada departamento dentro de su empresa está utilizando una variedad de aplicaciones para agilizar sus operaciones y alcanzar sus objetivos. Algunas pueden ser pequeñas aplicaciones de nicho, o hasta desarrolladas internamente. Usted no solo necesita una solución de automatización que pueda interactuar con esta diversidad de sistemas, sino que también necesita una estrategia de automatización global que alcance a todos los departamentos y equipos.

Los softwares de automatización también han evolucionado. Una herramienta que solo administra algunas tareas individuales ya no es suficiente. Las empresas líderes están moviéndose hacia una transformación digital total. Esto significa que las soluciones de automatización deben integrarse con cualquier aplicación, maximizar el ROI de sus softwares de negocio existentes, permitir DevOps, mantener su información segura, proporcionar dashboards y métricas analíticas, y mucho más. Incluso si empieza de a poco, su solución debe ser capaz de escalar para cumplir con estos objetivos en el futuro. Un Centro de Excelencia lo ayudará a hacerlo de forma rápida y eficiente.

Uno de los resultados de esta transformación, es que la línea entre los equipos de operaciones, los departamentos de IT y las unidades de negocio, se vuelve difusa. Ahora todos están involucrados con la tecnología que se ejecuta en la empresa. Si una compañía no cuenta con una estrategia sólida, puede generar confusión y problemas de seguridad. En una organización con un Centro de Excelencia, los distintos roles trabajan en conjunto y de forma estructurada, para contribuir con sus habilidades únicas y promover los objetivos del negocio.

Cada vez es mayor el reconocimiento que reciben los Centros de Excelencia sobre su gran aporte a los resultados de la compañía. Un COE puede acelerar proyectos que aumenten las ganancias, otorguen un servicio más efectivo a clientes y ahorren costos.

¿Quién necesita un Centro de Excelencia?

Un Centro de Excelencia de Automatización puede sonar a algo destinado a empresas de gran tamaño. Sin embargo, compañías de todos los tamaños se han beneficiado de su uso. En una empresa grande, uno de los desafíos más frecuentes es lidiar con entornos complejos e “islas” de automatización preexistentes. Un Centro de Excelencia unifica todos estos elementos, ayuda a identificar prioridades y oportunidades de automatización, y evita que tenga que reinventar la rueda cada vez que incorpora la automatización a un nuevo sector de la compañía.

En empresas más pequeñas es importante estar preparado para un futuro crecimiento.

Una estrategia fortuita de automatización puede funcionar correctamente mientras solo existan algunos flujos de trabajo críticos para automatizar, pero retrasar la implementación de las mejores prácticas simplemente genera más trabajo para el futuro.

Es más, dado que los recursos son limitados, resulta todavía más importante maximizar el ROI de su inversión en software de automatización.

Sin importar el tamaño o la industria, establecer hoy un Centro de Excelencia le otorgará importantes beneficios en el futuro.

Sistemas e infraestructura

Su Centro de Excelencia será tan bueno como sus bases tecnológicas. Tomar buenas decisiones sobre los sistemas e infraestructura es la base para un crecimiento rápido, y previene los problemas que puedan surgir a lo largo del camino.

Arquitectura empresarial

Siga las mejores prácticas DevOps para su automatización, así como lo haría para el resto de sus sistemas críticos. Testee todo, monitorice el uso y los cambios, y mida y evalúe los resultados.

Si, eventualmente, su solución de automatización ejecutará procesos claves a través de toda la empresa, es crítico protegerla de tiempos de inactividad con alta disponibilidad y recuperación ante desastres. Un gran número de empleados necesitará acceso a la herramienta de automatización, por lo que asegúrese de contar con funcionalidades de seguridad basada en roles, para que cada uno solo tenga el acceso que necesita.

Algunos usuarios precisarán ejecutar flujos de trabajo, pero no deben ser capaces de editarlos, mientras que otros necesitarán un acceso que solo les permita visualizar. Mantenga registros de auditoría detallados sobre cada elemento que fue creado, editado o ejecutado. Una gran cantidad de procesos automatizados también requiere de capacidades de manejo de errores y notificaciones. Es necesario que todas las tareas y flujos de trabajo estén diseñados para reportar en caso de fallas.

Templates de automatización

Genere documentos basados en las mejores prácticas para crear su automatización. Muchos procesos tendrán elementos reutilizables, por lo que no debe perder tiempo reinventando los pasos para cada proceso. Asegúrese de que sus procesos automatizados sean construidos de forma consistente, eficiente, precisa y auditable.

Capacitación

Cualquier persona responsable de las operaciones de automatización debe tener la capacidad de gestionar y mantener flujos de trabajo automatizados. Una capacitación adecuada garantiza que el equipo de operaciones no escale problemas repetidamente a los desarrolladores y que los usuarios de negocio puedan interactuar con el software en la medida en que su rol lo requiera.

Para cualquier persona involucrada en el proceso de desarrollo, la capacitación también debe incluir las mejores prácticas de documentos y templates de flujos de trabajo, creados por el equipo del Centro de Excelencia.

Medición de ROI

Existen múltiples maneras de medir el valor de su solución. Determine cuáles son las métricas más importantes para los objetivos específicos de su empresa e identifique un método para reportarlas. En algunos casos, podrá contar con un reporte generado automáticamente en base a métricas tangibles. En otros casos, puede llegar a necesitar la creación de un plan para que los equipos funcionales reporten al Comité de Dirección acerca de los éxitos o los fracasos.

Medir su ROI es importante para la mejora continua de los procesos de su COE y para recibir financiamiento constante.

Los Centros de Excelencia en el mundo real

Mientras que muchas compañías todavía están aprendiendo las prestaciones de la tecnología de automatización y la transición hacia un modo maduro y estratégico de gestionarla, otras han mejorado drásticamente su desempeño utilizando el modelo del Centro de Excelencia.

A continuación, le compartimos los ejemplos de dos empresas que fueron transformadas por medio de un Centro de Excelencia de Automatización:

Caso de éxito: Banca

Un banco con base en Estados Unidos estaba sufriendo inconsistencias en el manejo manual de sus transacciones, incluyendo sus procesos de entrada y salida de ACH, transferencias de archivos, pagos, e información de socios estratégicos, entre otros. Además de generar una experiencia de usuario deficiente, este problema estaba generando un promedio de 20% de horas extra, todas las semanas. El rango de error era alto y la moral de los empleados baja.

El banco desarrolló un Centro de Excelencia de Automatización para enfrentar el problema. El equipo central del COE estaba conformado por Operaciones e IT, lo que le proporcionaba la experiencia técnica para ir más allá de la automatización GUI y construir flujos de trabajo sustentables. El equipo tenía aportes de parte de cada departamento, un responsable de proyecto y un sponsor ejecutivo.

Siguiendo las mejores prácticas del COE, el equipo documentó y analizó todos los procesos, reformulando algunos de ellos para eliminar tiempos innecesarios. Cuando los procesos estuvieron completamente optimizados, fueron automatizados. El equipo también ideó un centro de transacciones que procesara aquellas transacciones que previamente habían consumido demasiado tiempo.

Gracias a estos cambios, la moral de los empleados aumentó y la rotación se redujo 10%. El tiempo de gestión promedio se redujo 55% y los costos de los procesos disminuyeron 75%. Actualmente, ejecutan la monitorización y el procesamiento 24/7, incluso durante los feriados bancarios, y lo mejor de todo, es que los puntajes del NPS mostraron un incremento de 40% en la satisfacción de los clientes.

Próximos pasos

Transformar su empresa por medio de la automatización requiere cambiar la mentalidad dentro de su organización. Mientras que algunos verán el valor de la automatización desde el comienzo, otros empleados no serán tan fáciles de convencer hasta que vean los casos de uso exitoso de la nueva solución y procesos. Si su COE es exitoso, eventualmente se convertirá simplemente en la nueva norma para todos dentro de la organización.

Como líder en su empresa, comience por encontrar cuáles son sus compañeros que están más entusiasmados con la idea de la automatización. Busque a las personas con las habilidades y el conocimiento para liderar el equipo central y las personas que puedan difundir su deseo de automatización a todos los equipos y empleados.

Ya sea que recién esté comenzando a construir un COE o trabajando en cómo perfeccionar sus procesos, en HelpSystems contamos con herramientas que pueden ayudarlo a priorizar proyectos, calcular el ROI, y más. Al liderar el proyecto del Centro de Excelencia de Automatización, usted puede estar a cargo de la transformación digital de su empresa.

¿Prefieres que te lo cuente un experto en Aslan 2019?

Ven a visitarnos al speaker corner de ”Security & Data Management” (3ª planta) el próximo jueves día 4 de abril 2019 de 13.00 a 13.20h CET .

En esta sesión hablaremos sobre la Transformación Digital Eficiente con Robotic Process Automation (RPA). En ella veremos cómo con una solución robótica de automatización de procesos puedes agilizar tu TI y procesos de negocio, crear tareas sin código mediante acciones preconfiguradas, eliminar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo, ahorrando trabajo y evitando errores humanos. Automatizar te permite centrarte en actividades estratégicas en las que la interacción humana y el pensamiento es lo que más valor aporta. Durante las sesiones veremos ejemplos de automatización de Procesos de negocio que han supuesto una mejora en la forma de trabajar de nuestros clientes.

Danysoft

www.danysoft.com | info@danysoft.com

Más información en: http://www.danysoft.com/