Candidatura

Capacitación digital para un entorno de trabajo en movilidad

La descripción de esta propuesta presenta una visión holística de la mejora de los servicios públicos a través del impulso de la administración digital en el Ayuntamiento de Madrid, en un contexto de funcionamiento en la modalidad de teletrabajo y de colaboración interadministrativa.
Ello no tiene que ver exclusivamente con la implantación del teletrabajo en el doble escenario de la administración post-COVID y el impulso de la transformación digital, sino con el avance en la tramitación electrónica, tanto interna como externa, que ha favorecido esta experiencia y que ha precisado de un esfuerzo coordinado desde la Oficina Digital e Informática del Ayuntamiento de Madrid para la actualización y consolidación de infraestructuras tecnológicas y de comunicaciones nucleares y transversales.
Por otro lado, la capacitación digital ha resultado ser uno de los elementos estratégicos para articular ese proceso que se ha materializado con el índice de adopción digital del personal municipal.

Antecedentes

Cuando comienza la pandemia en marzo de 2020, aún no está implantado el teletrabajo en Madrid ni apenas existen portátiles en el Ayuntamiento más allá de los que se contaban para directivos y perfiles tecnológicos. Con la aparición de COVID y hasta verano de 2020 se implanta el teletrabajo con un esfuerzo extraordinario (basándose en las capacidades de comunicaciones ampliadas y un nuevo diseño de puesto de trabajo en movilidad basado en Microsoft 365 en la nube que se encontraba en proceso de preinstalación). El impulso de la administración electrónica era fundamental para proporcionar servicios en un escenario de teletrabajo administrativo y confinamiento de los ciudadanos, y el incremento de eficiencia interna, sino también para mantener la distancia social que la lucha contra la pandemia exigía, para contribuir a la sostenibilidad ambiental con la reducción de desplazamientos, consumos eléctricos y papel y para fortalecer la cohesión social y entre distritos en Madrid. La creación de la Oficina Digital, dependiente de la Coordinación General de la Alcaldía, como la encargada de facilitar la transformación digital del Ayuntamiento y de la Ciudad, de promover la aplicación de la tecnología como un medio para mejorar la eficiencia de los servicios municipales.

Retos

El escenario coyuntural de teletrabajo, imprescindible en el comienzo de la pandemia, se traslada posteriormente a estructural, con un método organizado del espacio de trabajo, donde la capacitación, el impulso de la relación electrónica y un fortalecimiento de la seguridad suponen la base que ha permitido el impulso en transformación digital del Ayto. Es evidente que el teletrabajo se ha puesto en marcha, pero las bondades y los objetivos del trabajo en movilidad (una opción organizativa más allá del ámbito tecnológico) se basan en la mejora o el avance que puede llegar a producir en la prestación de servicios públicos municipales, especialmente en la prestación de servicios administrativos.

Fases

La puesta en marcha de la Oficina Digital, como cambio organizativo, colabora al desarrollo del impulso de transformación digital, con la activa participación del organismo de Informática del Ayto de Madrid (IAM) y todas las áreas del Ayto. en un trabajo colaborativo de toda la organización Tras un diagnóstico de la situación del IAM se comienza un importante plan de choque para fortalecer de infraestructuras tecnológicas, de forma que mejore la calidad, la ciberseguridad y la escalabilidad necesarias en el contexto de teletrabajo. El plan incluye la adquisición de 8.000 portátiles y la definición del nuevo modelo de puesto de trabajo en teletrabajo y multipuesto en la oficina, así como el refuerzo de la ciberseguridad en un contexto donde el perímetro de riesgo se ha incrementado sustancialmente (por ejemplo, con el doble factor de autenticación en el acceso remoto). Junto con el análisis del grado de avance de la digitalización interna y externa (en el Ayto. y en la ciudad) se propicia el desarrollo de un plan de choque de impulso de la administración digital con los objetivos de incrementar la tramitación electrónica, incrementar la notificación electrónica y la automatización y reducir los plazos de tramitación de los procedimientos en Madrid, en un contexto de teletrabajo. El plan de choque prioriza la mejora de aquellos procesos de mayor impacto para ciudadanos y desde la perspectiva interna. Asimismo, en el ámbito del Plan de recuperación, transformación y resiliencia de Madrid, el eje Madrid Digital, Inteligente e inclusivo, plantea dentro de sus líneas fundamentales, alineado con la estrategia europea y nacional, un refuerzo de la propuesta de capacitación, administración digital y colaboración entre administraciones. En paralelo, y en colaboración con la DG de Gestión de Recursos Humanos del área de Hacienda, se organizó el Plan de Competencias Digitales para todos los empleados del Ayuntamiento.

Nuevos Servicios

El proyecto de teletrabajo del Ayuntamiento de Madrid (denominado Easydro) tiene como objetivo, transformar el entorno digital del empleado público para hacer su trabajo más ágil, eficiente, flexible y en movilidad. Para su puesta en marcha se distribuyeron unos 8.000 ordenadores portátiles entre los empleados municipales, reforzando aspectos como la ciberseguridad con la implantación de un sistema de doble factor de autenticación para el acceso a los sistemas, asociados al móvil. El Ayuntamiento de Madrid ha desplegado completamente Microsoft 365 como su entorno de trabajo en movilidad, lo que permite asignar de forma flexible los recursos que necesita cada tipo de empleado público desde cualquier punto y puesto de trabajo, muchos de los cuales pasan a ser compartidos y multipuesto. Esta capacidad se ha implantado para los 27.000 empleados municipales. La capacitación digital integra tanto la formación en productos de la plataforma de trabajo en la nube (Microsoft 365), que incluye telefonía integrada, soportada con un portal web específico con los contenidos y recursos formativos (guías, prácticas, etc). Además de la formación en capacidades instrumentales, el plan también incorpora un programa específico de formación tanto directiva como global con webinars y presentaciones en directo, sobre transformación digital (conceptos, herramientas nacionales comunes, ciberseguridad, tecnologías emergentes, etc.)

Conclusiones

Se ha conseguido una mejora sustancial de los servicios públicos con la administración digital en Madrid, en un contexto de funcionamiento en teletrabajo y colaboración interadministrativa, utilizando los recursos y medios comunes para facilitar las relaciones con la ciudadanía. Para ello han sido necesarios el desarrollo de una serie de planes, donde la capacitación digital, el teletrabajo y el impulso de la administración digital han resultado determinantes. Para medir el impacto del plan de capacitación digital se ha desarrollado un cuadro de mando específico que permite realizar un seguimiento de la capacitación a diversos niveles y un indicador de adopción digital que se actualiza en tiempo real, superando el 70%. A continuación, entre las principales medidas de avance implantadas, y sus correspondientes indicadores se encuentran:
• Implantación del acceso y firma electrónica con CL@VE, aprovechando la sinergia con otras Administraciones. (Incremento de un 300% del acceso de registro electrónico)
• Conexión a la Plataforma de Intermediación (PID) de los tres certificados del Padrón Municipal (individual, familiar, histórico). Madrid es la primera Administración local en integrar los tres certificados (1,5 millones de emisiones anuales).
• Actuación administrativa automatizada para los certificados del padrón, pudiendo obtenerlo directamente por internet (incremento del 500% en el último año).
• Implantación de la notificación electrónica en sede del Ayto. Implantada y totalmente operativa.
• Conexión automática de la notificación electrónica al tramitador corporativo (SIGSA).
• Conexión de la notificación electrónica a la DEHú, que simplifica a las empresas al consultar todas las AAPP de forma centralizada. (unas 150.000 notificaciones en la DEHu en el primer año)
• Autorización de las oficinas de Línea Madrid para registro de CL@VE para todo el país.
• Tramitada la autorización como oficinas de registro de certificados FNMT. Firmado convenio, en implantación.
• Desagregación estructura oficinas electrónicas de Madrid en el SIR, eliminando puntos intermedios de recepción (17% de la carga de trabajo en la actualidad).
• Automatización de notificaciones electrónicas obligatorias para determinados procedimientos, entre ellos los procesos selectivos (unos 50 en 2021, con 70.000 solicitudes electrónicas) y las renuncias de las mesas en los procesos electorales
• Fortalecimiento de infraestructuras tecnológicas IAM. (un proceso permanente para adecuarse al incremento de uso y la escalabilidad de los servicios).
• Propuesta de nueva Política firma electrónica – Impulso de firma automatizada con CSV
• Propuesta de nueva ordenanza de administración digital incorporando los conceptos de hiperautomatización.
• Control de validez de Identidad digital para actuación a distancia por teléfono o videoconferencia.
• Fomento de la actuación por terceros. Convenio con Gestores. Integración en REA.
• Experiencia de cocreación y codiseño de servicios (GovTech)
• En desarrollo, descarga automatizada de notificaciones de LEXNET con tecnología RPA
• Implantación de todos los servicios electrónicos de la sede en el App Madrid móvil.
• Comité de seguridad del Ayto. Fortalecimiento de las actuaciones ciberseguridad y Seguridad de la información.
• Planificación del nuevo padrón municipal, fundamentalmente electrónico, en 2022 (más de 4 millones de tramitaciones anuales)
• Desarrollo del Proyecto integral de transformación de la Agencia Tributaria de Madrid
A continuación, y a modo de resumen ejecutivo, se muestran los ahorros estimados, tanto desde el punto de vista económico como desde el punto de vista medioambiental , asociados a la reducción de la carga administrativa que se ha experimentado como consecuencia del impulso de la transformación digital en los trámites a la ciudadanía y las actividades internas desarrolladas por el Ayuntamiento de Madrid.