Candidatura

Archivo Judicial Electrónico

Ir a candidaturas XV Convocatoria de Premios Transformación Digital

El Ministerio de Justicia, en su objetivo de potenciar “una Administración para el siglo XXI” dentro de la estrategia en materia de Administración Digital y Servicios Públicos Digitales del Gobierno de España y con foco en la “Transformación digital de la Administración de Justicia”, entre otras líneas de evolución de la Justicia, establece la necesidad de Archivar Electrónicamente los Expedientes Administrativos o Judiciales.

Antecedentes

Por razones históricas, los sistemas y servicios de archivado se han llevado a cabo de forma deslocalizada y heterogénea en cerca de 25 centros de archivo distintos, con sus propias series documentales asociadas, así como sus propias políticas de conservación. Por otro lado, la provisión e intercambio de información se realiza mediante un intercambio efectivo de las estructuras y contenidos, suponiendo el movimiento de una enorme cantidad de datos documentales que habría que optimizar.
Surge, por tanto, la necesidad de dar respuesta a la preservación de documentos y expedientes judiciales, y de documentos y expedientes de la fiscalía, así como la asistencia técnica necesaria para la instalación, configuración y soporte de un sistema centralizado, homogéneo y seguro del sistema de Archivos Judiciales.

Retos

El reto que supone este proyecto es el de proponer un sistema homogéneo, basado en el estudio de las series documentales y las políticas de conservación de cada centro de archivo, con el objetivo de unificar lo máximo posible las políticas de archivado.
Debido a la enorme cantidad de información que supone el intercambio de datos, se necesitará implementar un protocolo de intercambio de referencias establecido en el CTT PAE de Foro por el Documento y en INSIDE. Los metadatos deben seguir el eMGDE del ENI en relación a los metadatos heredables por cada expediente y documento en el momento del ingreso del archivo y cumplir con el EJIS (Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad).
Se deberá implementar un servicio de búsqueda centralizada, que permita a una persona debidamente identificada, acceder a la mayor parte de los expedientes o documentos sobre los que pueda ejercer sus derechos de acceso, además de – cuando aplique – los de cancelación o rectificación de los mismos.

Fases

Basado en metodología SCRUM, existen varias fases:
- Fase inicial, consistente en una consultoría del sistema ARCHIVE de la SGAD, cuyo objetivo es adaptarlo a la casuística concreta del sistema de Archivo Judicial Electrónico.
- Fase de propuesta de arquitectura que integre los sistemas interoperables del Ministerio de Justicia con el nuevo Archivo Judicial Electrónico basado en la Gestión de los Metadatos y Estructuras de las Normas Técnicas de Justicia (esquema EJIS). Una fase que permita modularizar el sistema y construir nuevos servicios que faciliten los desarrollos de funcionalidades existentes, o nuevas funcionalidades actuales o futuras. Una fase final de implantación del nuevo sistema.
Es capital el estudio de la experiencia de los centros de archivos, para unificar criterios e información. Labor realizada por especialistas en archivística y Consultores de negocio. En el desarrollo un equipo multidisciplinar, con una alta experiencia en servicios comunes y en entorno de justicia.

Nuevos Servicios

- La plataforma se desarrollada bajo el paradigma de la reutilización de componentes, del rediseño y construcción de los servicios que permitan el mantenimiento y la evolución del software de forma ágil y segura, manteniendo los estándares de seguridad e interoperabilidad del Ministerio de Justicia.
- Transformación y homogeneización de los protocolos y procedimientos realizados por los distintos centros documentales.
- Centralización de la información e implementación de políticas comunes y de seguridad.
- Intercambio de información principalmente basada en referencias y en metadatos.
- Búsqueda centralizada de metadatos, expedientes o documentos.
Todas estas aportaciones permiten una mejora en la productividad del empleado público en actuaciones y consultas que realizan en su día a día. Al mismo tiempo, se consigue una reducción de costes, mejora en la usabilidad e interoperabilidad y, por consiguiente,
un mejor servicio y reducción de tiempos de respuesta a los usuarios y a los ciudadanos

Conclusiones

Como conclusión, la continua evolución tecnológica y las nuevas situaciones de trabajo a distancia y deslocalización de los empleados públicos, así como la necesidad de inmediatez para realizar ciertas acciones de forma ubicua, nos llevan a una continua transformación digital para adaptar los servicios y herramientas que les dan soporte a estas nuevas necesidades.
La nueva aplicación para el Archivo Judicial Electrónico resuelve todos los retos planteados y permite dar un paso más en el proceso continuo de transformación digital del Ministerio de Justicia, así como en la evolución de la forma de trabajo y del desempeño de las funciones del empleado público y la mejora en la calidad de atención al ciudadano.