Candidatura

Adaptación del puesto de trabajo universitario a espacios flexibles

El nuevo paradigma social instaurado tras la pandemia exige a las organizaciones mayor flexibilidad y capacidad de adaptación al cambio. La realidad actual es híbrida, y la Universidad es un ejemplo de esta realidad, donde en sus tres misiones principales (docencia, investigación y gestión) coexisten necesidades presenciales y virtuales.

Para responder a los retos de la Educación Superior y de las Administraciones Públicas y construir una universidad adaptada a las demandas del siglo XXI, la Universidad Rey Juan Carlos (URJC) ha transformado todos los puestos de trabajo de su personal –tanto administrativo como docente e investigador (un total de más de 3000 empleados)–, flexibilizándolos, dotándolos de las capacidades híbridas necesarias con el objetivo final de crear una flexible office universitaria.

Antecedentes

Previo a la pandemia la URJC tenía una cultura de trabajo basada en la presencialidad. El puesto de trabajo era fijo, con ordenadores de escritorio y telefonía anclada al dispositivo telefónico del despacho. Las herramientas de colaboración eran limitadas y su uso básico: en el ámbito de la docencia, prácticamente relegadas a las titulaciones online; en el de la administración y gestión, si bien contaba con algunas herramientas digitales, primaba una componente basada en el papel en el back office.
La digitalización era específica por proceso/caso de uso y se caracterizaba por la resistencia al cambio: había un mundo presencial y otro digital al que se iba “migrando” ad-hoc. Era necesario transformar digitalmente a la comunidad universitaria, apostando por un entorno de trabajo flexible y seguro adaptado a las necesidades de la institución y sus trabajadores y apostar por la digitalización de la información en la nube para no estar anclados a un equipo o localización.

Retos

La URJC realizó un plan de transformación digital con la COVID-19 buscando, entre otros objetivos, facilitar el teletrabajo y la actividad en entornos híbridos, bajo las premisas del refuerzo de la seguridad y de garantizar a sus empleados la misma experiencia de usuario en cualquier lugar con una conexión a internet.
Se identificó la tecnología requerida y sus usos, determinando necesario:
- Aprobar normas internas de organización: plan de teletrabajo y normativa de seguridad de la información.
- Promover un cambio cultural y acompañar a los empleados en el proceso.
- Dotar de portátiles y otro equipamiento flexible a los empleados para favorecer su movilidad.
- Disponer de espacios presenciales con capacidad híbrida, digitalizando salas de reuniones, aulas, etc.
- Reforzar la seguridad, sobre todo para el acceso remoto desde fuera de la institución mediante VPN y la autenticación con segundo factor.
- Virtualizar la telefonía para poder recibir llamadas en cualquier sitio.

Fases

Subproyectos desplegados para crear puestos de trabajo flexibles, permitir escenarios híbridos y acceso online y en la nube a todo tipo de recursos desde cualquier localización:
1. Formación en competencias digitales, uso remoto y en la nube.
2. Sustitución de PCs por 3000 portátiles con dock station, monitor, tabletas digitalizadoras y auriculares para crear puestos de trabajo flexibles y facilitar el trabajo en cualquier localización.
3. Impresión y digitalización documental (con posibilidad de copia auténtica y digitalización certificada) basada en autoservicio, envío multicanal y liberación en cualquier equipo.
4. Administración digital y aprobación de normas internas de organización para posibilitar acceso remoto pero seguro (incluyendo VPN y segundo factor de autenticación) a los servicios para mejorar la relación con alumnado y público en general.
5. Virtualización de la telefonía institucional a Microsoft Teams para recibir llamadas en cualquier localización.

Nuevos Servicios

Aunque los subproyectos han supuesto una inversión elevada (+4,7M€) –parcialmente financiada con fondos europeos Next Generation EU– se ha logrado un importante descenso de costes, muchos derivados del ahorro energético que, al tiempo, ha contribuido a la reducción de la huella ecológica (ODS13), y que se suman a otras eficiencias:
- Ahorro del licenciamiento de la infraestructura de telefonía IP, más elevado que Phone System en Teams, y del consumo eléctrico 24x7 de los terminales de sobremesa retirados;
- Puestos de trabajo flexibles con portátiles con dock station y equipos multifunción para su uso en cualquier localización, más ergonómicos y eficientes energéticamente;
- Aumento de la productividad y de la satisfacción de los empleados, mayor eficiencia del trabajo y del tiempo y reducción de desplazamientos (descenso de tiempo y huella ecológica);
- Cambio cultural mejor adaptado a la nueva realidad, sin limitaciones de formato (presencial, remoto, híbrido) ni localización.

Conclusiones

El desarrollo de esta propuesta ha permitido a la Universidad Rey Juan Carlos avanzar en múltiples áreas y situarse a la vanguardia de la actividad híbrida. Esto no solo ha posibilitado cubrir nuevos escenarios de trabajo híbrido sino también, a nivel general, procesos ágiles de gestión, mejora de la satisfacción de los empleados y sus tiempos de respuesta de atención al público, la colaboración mediante información digitalizada en la nube, e incluso la optimización de la eficiencia energética dentro de la institución.
El alcance ha sido radical afectando a toda la comunidad universitaria (incluidos los estudiantes que han podido hacer un uso de la comunicación digital con el profesorado y la administración de forma intensiva) ya que promueve además una importante componente de transformación cultural.