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ACCEDA en la NUBE: Sede y Gestión electrónica de Procedimientos Administrativos (versión Multisede)

ACCEDA en la NUBE es un servicio que permite al organismo usuario, en un plazo breve de tiempo y con un esfuerzo reducido, disponer de una sede-e propia acompañada de una aplicación para la tramitación de sus expedientes administrativos, que funcionan de forma integrada. Aborda el ciclo completo para una gestión-e de los procedimientos, incluyendo una herramienta para su definición, parametrización y el diseño de los formularios.
Es una solución adaptada para dar servicio a múltiples organismos.

Antecedentes

Las administraciones han de contar con una sede-e que permita al ciudadano el inicio y seguimiento de sus trámites de forma electrónica, facilitando su acceso a los servicios, el ejercicio de sus derechos y/o el cumplimiento de los deberes aplicables, independientemente de la distancia y/o disponibilidad de tiempo.
La ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, por otra parte, establece que la tramitación electrónica ha de ser la actuación habitual de la administración, en aras de una mayor eficacia y eficiencia en su desempeño, ahorro de costes – ciudadanos & administración – y refuerzo de las garantías de los interesados.
En consecuencia, disponer de una sede-e así como de aplicaciones para la gestión y resolución electrónica de los expedientes administrativos, constituye una necesidad común a las diferentes administraciones públicas, con independencia de los recursos técnicos y/o económicos de que dispongan.

Retos

• Poner a disposición de las administraciones una solución completa e integrada que pueda dar respuesta a las necesidades descritas en el apartado anterior.
• Promover la reutilización de aplicaciones que sirvan un propósito general u horizontal, evitando la duplicidad de esfuerzos.
• Contribuir al ahorro de costes por parte de las administraciones públicas/organismos usuarios, tanto de carácter económico como en dedicación de recursos humanos.
• Ofrecer una solución altamente configurable, que permita su adecuación y adaptación a diferentes organismos. A tal efecto, la flexibilidad constituye uno de los principios de diseño presente en su desarrollo: además de la herramienta de configuración de procedimientos, muchas de las funcionalidades e integraciones con otros servicios comunes u horizontales se implementan de forma que su uso y/o comportamiento pueda ser parametrizado por el organismo usuario.
• Posibilitar la configuración y operativa de un entorno de sede-e y aplicación de gestión & administración totalmente separado para cada organismo, de una forma sencilla y bajo una misma instancia, agilizando la prestación del servicio a nuevos organismos.

Fases

ACCEDA en la Nube, como solución Multisede o Multiorganismo, es el resultado de la evolución de la plataforma ACCEDA inicial, con cada instancia dedicada a un único organismo o administración. El proyecto se ha abordado acometiendo las adaptaciones necesarias de forma iterativa e incremental, de manera que se garantizara, con cada nueva versión, el funcionamiento correcto de las diversas opciones, ya se tratara de una instancia dando servicio a un único organismo, o a varios. El objetivo perseguido ha sido paralelizar el desarrollo y evolución hacia la nueva solución, sin impactar ni afectar al servicio ya prestándose a los organismos usuarios de la variante inicial.

Nuevos Servicios

• El organismo puede poner en marcha su sede-e de una forma relativamente rápida y con un esfuerzo reducido. Contribuye al ahorro de los costes asociados al desarrollo de aplicaciones ad-hoc, así como los derivados de su necesario mantenimiento y evolución.
• Mediante su herramienta de configuración & administración, se agiliza significativamente la publicación de nuevos procedimientos administrativos en la sede-e suministrada, sin necesidad de desarrollo de código.
• Conforme al espíritu de la Ley 39/2015, la aplicación de gestión incluida permite tramitar y resolver electrónicamente los expedientes administrativos – iniciados por el ciudadano en la sede-e o por la propia administración -, redundando en la mejora de la eficiencia del organismo.
• Considerando la especificidad y/o complejidad de tramitación de determinados procedimientos, que pueden requerir aplicaciones de gestión propias, se proporciona un catálogo de servicios web que hace posible su funcionamiento de forma integrada con la sede-e y la plataforma en su conjunto.
• Los diferentes organismos usuarios contribuyen progresivamente a la mejora de la solución, trasladando sus necesidades y sugiriendo mejoras y nuevas funcionalidades que, en caso de ser de interés general, se incorporan en el roadmap del proyecto para su planificación e implementación.

Conclusiones

A lo largo del pasado año 2.019, algunos ministerios (de nueva creación) y organismos han optado por el uso de ACCEDA en la Nube como solución para la puesta en marcha de su sede-e y la tramitación electrónica de sus procedimientos administrativos. En el caso de otros ministerios y administraciones, disponiendo ya de una sede electrónica previa, han optado finalmente por ACCEDA como opción para reducir los costes y esfuerzo destinados al mantenimiento y evolución de desarrollos ad-hoc. Algunos ejemplos son el Ministerio de Cultura y Deporte (https://cultura.sede.gob.es), el Ministerio de Ciencia, Innovación y Universidades (https://ciencia.sede.gob.es), el Museo Reina Sofía (https://museoreinasofia.sede.gob.es), o Autoridades Portuarias como Port Castelló (https://portcastello.sede.gob.es).

ACCEDA en la Nube puede ser una solución de interés para los nuevos ministerios creados tras la re-estructuración establecida en el RD 2/2020; puede contribuir asimismo a reducir la brecha digital entre organismos, como herramienta para articular los medios que posibiliten su relación electrónica con el ciudadano, independientemente de su capacidad técnica o económica.
En último término, como plataforma en evolución continúa, las sucesivas versiones ofrecen nuevas herramientas y opciones que dotan a los organismos usuarios, de forma progresiva, de mayores capacidades para el ejercicio de sus funciones.